2015年7月26日日曜日

議事録の取り方が難しいので考えてみた。

議事録って、書くの難しいよね。意外と。

毎回思ってる掲示係です。
この前担当したときは、事前にフォーマット作って会議中に記録したのに。
推敲して配布するまで3時間かかったよ。。。

議事録って何のためにあるんだろう。
大まかに言うと2点かな?

1.欠席者へミーティング内容を伝える
2.後日、決めた内容を参照できる

なんてシンプルなんだ。なのになぜ悩むのー。
ベストなまとめ方が分からないんです。

欠席者にミーティングの状況を文字で説明するって、なかなか無謀じゃない?
かと言って、発言を全て書いたら意味わからん。

自分のまとめ方は現在、とりあえず3つのポイントに気をつけているつもりです。

①決定事項
もうね、まず決まったことをバーンと書いちゃう。
ズバリ書いちゃう。結論から述べよ、的なね。
でもこれだけでは、どゆこと?って場合もあるだろうから、

②この決定の理由
ミーティング中に飛び交う発言を思い切って要約するんです。
これが激ムズ。
要約によっては誤解を招くこともありそうで。
冗談やそれぞれの感情がこもった発言も多く出る。
そーゆーのが情緒の共有につながると思うが文字にするとなると。。。
そもそも、発言全てをメモるのがムズい。

そして最後に
③具体的な行動
実はこれ、最も大事なんじゃない??
「で、結局なにをすればいいの?」では前に進めない。
誰が、いつ、何をやるのか。
私たちが取り組めるのは「具体的な行動」のみ。

演技の場合でも、「悲しい気持ちになって」よりは、「壁に頭を打ちつけて」の方が出来そう。
演技論を語ると後悔しそうなので、鴻上尚史さんの著書を参考にしたんだよと言ってみる。
演技メソッドも色々あるのだろう。

そういえば昔、
とある機長にお尋ねした事がありました。

掲示係「僕がリーダー的なノリで舞台とかやってみようとか思うんすけど、なんか気を付けておけー的なことってありますかー。」

機長「少なくとも、そのチームの推進力になる事よね。ちなみに、飛行機の推進力ってのは、、、」

物事を推し進めていく力。
それは、具体的な行動を起こす事、ではないでしょうか。
今、意識高いですね、私。
きっと今だけ。期間限定。

それにしても。
個人的な問題は、議事録への「返し」が無いこと。改善できん。
まあ指摘しにくいですが。
メンバーより淡々と書いてる気もして、読む気起きない文面では?と思ったり。

かと言って私もメンバーの議事録に注文できぬ。
なぜなら、自分が正しいか分かってないから!
勝手にドロ沼へハマった気がした。

とりあえず。
司会者にとって議事録はノート代わりだし、正確な記述を心掛けたいです。
そして早めの配信。理想は、その日のうちに。

だって、みんなが待ってるのだ。
せめて、意識だけでも高く。